Ens mailsignaturer i hele virksomheden
Mailsignaturer virker som en lille ting. Indtil kunderne begynder at modtage mails med forskellige telefonnumre, gamle titler eller slet ingen signatur. I mange virksomheder står medarbejderne selv for at oprette og vedligeholde deres signatur i Outlook. Resultatet er næsten altid det samme: Ingen gør det helt ens.
Fem medarbejdere. Fem forskellige signaturer.
Når hver medarbejder selv sætter sin signatur op i Outlook, ender det altid samme sted. Én har logoet med, én har ikke. Én skriver “Mvh”, en anden “Med venlig hilsen”. To har det gamle telefonnummer, og én har en titel, der blev ændret sidste forår.
Når virksomheden flytter adresse, skifter telefonnummer eller ændrer branding, skal alle huske at rette deres signatur selv.
Problemet bliver tydeligt på mobilen
Den mest synlige del er den, folk glemmer: signaturen findes kun på den computer, den blev sat op på. Svarer man en kunde fra telefonen – hvilket sker hele tiden – ryger mailen af sted enten helt uden signatur eller med et “Sendt fra min iPhone”.
Det er måske en lille detalje, men det er stadig en del af virksomhedens professionelle indtryk.
Lad signaturen blive håndteret centralt
Når mailsignaturer styres centralt, bliver de automatisk tilføjet på alle udgående mails.
Det betyder, at signaturen er korrekt, uanset om medarbejderen sender fra Outlook, mobilen eller en tablet.
Samtidig bliver administrationen langt nemmere:
Ændringer slår igennem med det samme. Nyt telefonnummer, ny adresse eller ny medarbejder rettes ét sted.
Nye medarbejdere er klar fra dag ét. Signaturen kommer automatisk, uden at nogen skal instruere dem.
Kampagner og beskeder kan lægges ind i en periode og fjernes igen, uden at nogen skal røre deres Outlook.
En lille ting med stor effekt
En mailsignatur er med på hver eneste mail, virksomheden sender. Derfor giver det god mening at styre det centralt, automatisk og ens for alle.
Medarbejderne slipper for at tænke over det, og virksomheden fremstår professionel hver gang.